【システム導入事例】横浜ユーポスの年間数万件の査定業務をデジタル化で大幅に効率化！カーセブンの3つのシステム連携でここまで業務を改善できる！

まずは御社の事業と、松崎様がご担当されている業務の範囲についてお伺いできますか。

松崎様：
当社の事業は、中古車の買い取りと販売です。私は人材採用、IT・システム、総務、経理など、広くバックオフィス全般を担当しています。insmart system （インスマートシステム）、core-routine （コアルーティン）、買取smart-sign （買取スマートサイン）の導入・推進を担当しました。現在は販売版smart-sign （販売版スマートサイン）の導入・推進も担当しています。

カーセブンのシステムは利用者である営業マンが使いやすいように設計されている

まずは、初めに導入されたインスマートシステムについて伺います。どのようなきっかけで導入されたのですか。

松崎様：
紙・書面の契約書での運用には、さまざまな課題がありました。
実は（カーセブンから）営業されたのがきっかけです。それまでは、本部のユーポスが構築した査定システムを使っていたのですが、そのシステムよりインスマートシステムが優れている点が非常に多く、将来を考えた時に、本部のシステムを使い続けていくよりも、利便性・機能性が高いと判断し、インスマートシステムに乗り換えることにしました。それから3年ぐらい経ちました。

実際に営業を受けてみて、インスマートシステムが良いと思われた点は、どこにありましたか。

松崎様：
徹底的に営業マンが使いやすいように、営業マン目線で開発されている点が、非常に良いと感じました。以前のシステムは、経理や振込処理の視点から構築されたもので、そこに顧客管理機能を追加したようなシステムでした。カーセブンのシステムは、元々の制度設計から、どうすれば営業担当が使いやすいのか、（さまざまなシステムと）全部連携して一気通貫で（処理）できるように考えられています。その辺りが素晴らしいなと思いました。

特に、弊社の営業から直接話をお聞きになって、魅力的に感じられた点はどこでしたか。

松崎様：
うちは（取引）件数が多いのですが、基本的に、営業がお客様の前で車をチェックしながら、査定表（車のチェックシート）を手書きしています。以前は 査定表を写真に撮り、さらにPDF変換したファイルをメールして上長に送付し、買取価格を決定していました。さらにそこから、上長から印刷した査定表を事務員が受け取り、システムに入力するという管理をとっておりましたが、非常に工数がかかり、同じ繰り返しの作業を強いられていました。

それが（新システム導入で）、車検証を読み込むだけでよくなり、高精度なのでシステムの手入力も不要になって、かなりの工数が削減できる、その点に一番魅力を感じました。

システム導入は既存の運用の変更になるので、使って効果を発揮するには現場の説得も大事かと思います。現場にはどのようにシステム導入を説明しましたか？

松崎様：
もちろん、最初は慣れるまでは大変でしょうが、将来的にはこのシステムのほうが発展性があり、絶対にみんなの業務も楽になる、これからの時代に合っていると思うのでぜひ導入しましょう、といった感じで社内に説明しました。

システム導入にはコストもかかりますが、社内稟議の時は、どのような論理で社内に説明したのでしょうか？

松崎様：
自社開発よりコストがかからない点をメインに説明しました。自社で同じようなシステムを構築しようと思えば膨大なコストがかかるのは明らかなので、導入コストについては、いたし方ない（許容できる）と感じていました。なので、それをそのまま説明した形です。

もちろん、電子車検証など制度も徐々に変わっていくので、制度に対応した開発や使い勝手の改善なども絶対に必要なのですが、自社で構築した場合は、継続的にそのような保守開発も自社で開発する必要があります。そう考えたら継続的にコストがかかることも許容できると考えました。

カーセブンが継続的なシステム改善や、要望による機能改修を検討してくれるのも大きなポイントだったそうですが、どの程度機能改修してもらっていたのですか。

松崎様：
そうですね。こちらの要望に対して、かなりの頻度でアップデートしていただきました。（企業ユーザーとSaaSベンダー）が互いにウィン・ウィンの関係になるのであれば、システム改良に際しての追加料金なし、というカーセブンの思いがあるようですね。

今後も、当社とカーセブンの2社で歩み寄り、いろんな機能を（協調して）開発していければいいな、と考えています。

インスマートシステムの導入後、査定業務はどのように変わりましたか。

松崎様：
インスマートシステム導入後、事務員の残業を削減でき、査定スピードも改善しました。うちは（取引）数が多いので、導入前は、事務員が紙の査定表のデータをPCに入力する仕事が多くて、業務が滞留することがありました。導入後はそれが解消されましたね。

インスマートシステムを導入してみて、業務プロセスの変更に対応された現場の方からの意見や感想で多かったのは何でしょうか。

松崎様：
当初は、正直前のやり方がいいという声もありましたが、今はもうなくなりました。導入は既定路線でしたし、新入社員は手書きより文字入力が当たり前の感覚で、デジタル化にそれほど抵抗感がなく、そういったハードルは高くはありませんでした。

ポジティブな意見としては、写真を添付してのメール送信でも、写真を選んでデータを追加するというところが、ポンポンポンポンと直感的にできるところが非常に良いとか、過去データやお客様データの閲覧が非常にしやすく、顧客管理業務にとても役立っていると評価されています。

今ではこれなしでは業務ができないレベルまで浸透したコアシステム

インスマートシステムと、ほぼ同時期に導入したcore-routine （コアルーティン）について伺います。導入の理由は何でしたか。

松崎様：
我々も一括査定による査定業務をしているので、何といっても複数の一括査定の媒体の窓口を1か所にまとめられるところがとても便利だった点が導入の理由です。

それに加えて、自社で開発している集客サイトとも連携して顧客情報を取り込み、1つのページで、たくさんの媒体のまとめができる点が素晴らしいと思いました。

コアルーティンを導入するまでは、一括査定サイトから来た依頼に個別対応されていたのですね。導入前は、顧客管理はどのようにされていたのですか。

松崎様：
各媒体が提供するCRM（顧客管理システム）のデータを利用していました。
従前は4つのページを確認していたのが、コアルーティンの1つの画面に統合表示されるようになり、便利になりました。

そして、営業の方が架電する、という流れで使われているのでしょうか。

松崎様：
うちはコールセンターがあるので、そこが架電に関してコアルーティンをメインで使っています。

コールセンターの方々からは、どんな感想が寄せられていますか。

松崎様：
最初は戸惑いがあったようですが、今では、これなしで業務はできないというふうになったそうです。
当初は各媒体から提供されるシステムが使いやすいとか、そんな声もありましたが、要望を上げて色々改善をしてもらったのです。

そうなのですね。そこまで定着したと。それまでにどれくらいの時間がかかりましたか。

松崎様：
コアルーティンは当社用にやや改修してもらいましたので、定着までは半年ぐらいだったと思います。

smart-sign （スマートサイン）について、導入に際しての経緯を伺います。

松崎様：
元々、全部のシステムを連携して一気通貫で（処理したい意向があり）、導入するつもりでした。
インスマートシステムの導入を決定した時点で、スマートサイン（の導入）も同様に決定していました。

では、一気に投入して、システムを互いに連携して活用されておられるのですね。

会社的な視点では、現場業務をシステムで一括処理できるようになったのが大きい

インスマートシステムとコアルーティン、スマートサインのさまざまなシステムの導入に携われて、色々ご苦労もあったとは思います。これらのシステムを導入して、会社的に一番変わったと思われる点は何でしたか。

松崎様：
電子契約書じゃないですかね。契約書の電子保存ができるようになったのが、大きく変わった点です。契約書の原本がシステムでデータで残せるようになったので、書面に比べて保管が容易になりました。

また、公的機関からの照会など、過去の契約書の確認が必要になったときに、かつてはダンボールに保管していた契約書を1枚1枚探していたのが、データ検索してすぐに出力・確認ができるようになって便利になりました。

とりあえず、事務の工数を削減できたこと、営業員の工数が減ったのは当然としても、現場業務をシステム連携で一括処理できるようになったのが一番良かった点です。

今までの現場での書面記入→データ化→送信→事務部門のデータ入力が、システム導入によって、改善されたのですね。

松崎様：
事務の工数はぐっと減りました。3割減ぐらいかな。

それは相当ですね。ちなみに、査定のシステムや、CRM（顧客管理）も、他社のシステムと比較・検討されてたりしたのですか。

松崎様：
一番（の比較対象）は自社の既存システムでした。同じことの反復工程や、全データの手入力を改善して欲しいという要望も、長い間、改善されなかったのです。ほかにも、一番の大きなハードルが、QRコード読み込み（機能の実装）、という状況だったこともありまして。

うちは恐らく、年間何万件って査定しているので。それを全部正確に手入力する（管理方法）よりは、車検証データが読み込み（査定表へのデータ反映）できるというだけで、新システムの検討をするに十分に値しました。

DX化して、システムに任せられるところはシステムに任せ、採用難の時代でも少人数で業務を回せるようにしたい

現状、松崎さんはバックオフィス、事務作業の削減、電子化の推進を担当されていますが、会社内ではデジタル案件をどのように位置づけていますか。

松崎様：
世の中でDXの機運が高まっており、どんどん推進していこう、紙から電子化へ、そういう流れになるように、社内で取り組んでいます。

松崎さんがトップランナーとして推進の旗振りをしつつ、会社が応援してくれている形なのですね。DX化や工数の削減について、会社はどう考えているのでしょうか。

松崎様：
今は採用がなかなか難しい時代だし、マンパワーにこだわるより、DX化してシステムに任せられるものは任せる、利用しながらやっていくのが最良の選択ではないでしょうか。

スモールオフィスじゃないですが、大人数よりは少人数で（業務を）回していけるのがベストだと、とらえています。システムに任せられる業務は託せて、会社の皆さんは本業に、人にしかできないことに注力していくということなのですね。

最終的には、カーセブンのシステムだけで全て出来るのであれば他はやめてもいい

ここがこうなったらいい、こんなシステムが欲しいといった要望がありましたら、お聞かせいただけますか。

松崎様：
現在、販売のスマートサインを導入し、今度はこれから経理系のシステムを定期的に一緒にやっていくつもりです。

カーセブンのシステムを非常に気に入っており、最終的には、カーセブンのシステムだけで全てできるのであれば他はやめてもいい、ぐらいに思っています。どんどんアップグレードして、より使いやすいものになってほしいなと思います。 他にも、勤怠・給与計算、スケジュール管理、経費精算など、この辺りも、別々のシステムで処理していますが、本当は1つのシステムで全部、網羅的にできる方が良いなと思っています。

IT部門も担当されている松崎さんは、色々なシステム会社と接する機会も多いかと思います。カーセブンの特徴は、中古車事業を実際に手掛けているから、話が通じやすいという点でしょうか。

松崎様：
そこが一番じゃないですかね。さまざまなシステムを検討したり、今はさまざまなITシステムや機器を併用していますが。

中古車業者が作った中古車業者のためのシステムという点が、私自身、一番素晴らしいと思っています。カーセブンのシステムは、中古車業界を熟知しており、業界に疎いシステム会社が勉強しながら構築したシステムではありません。

システム会社との打ち合わせで専門的な説明も不要で、基本的な業務内容から改善要望まで十分に伝わるので話が早いですし、互いに「ここが必要だよね」という共感も得られやすく、今後もスピーディーな開発や改善をしていけるだろうと期待しています。

こういう点を評価したという話も非常に納得感があり、 本当に参考になりました。ありがとうございました。

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