自動連携で極限までミスをなくす！スマートサインの運用と効果

スマートサインの強みは、インスマと連携して車の情報が自動で契約書に入力される

スマートサインは竹田さんが導入されたということで、導入経緯からお伺いできますでしょうか？

竹田さん：
スマートサインは私が稟議を書いて導入しましたので、細かくお話しできます。もともと、車の買取をするときに、すべて手書きで複写の買取の契約書を使っていたものが、ミスも多かったり手間もかかったりするので電子化したいなというところが出発点でした。

検討は色々しました。特にこの数年は、いろんな電子署名ができるサービスもできてきて、大手でもクラウドサインとかそういうサービスがたくさんありますが、それらと比較をしながら検討していきました。

選択肢が多い中で、スマートサインを選ばれた一番のポイントは何だったのでしょうか？

スマートサインの一番の強みは、インスマと連携して車の情報が自動で契約書に入ってくるっていうとこでした。そこが決定打になり、スマートサインを選びました。

詳しくお話すると、別の大手の電子契約書サービスを選んだ場合、メーカー・車体番号・距離・評価点、全部手打ちです、となったら、今までの手書きで書く契約書と全く手間変わってないんですね。

ボールペンで手書きが書くことから、パソコンでタイピングで型式、登録番号などを入力していくのは、むしろボールペンよりちょっと面倒くさいぐらいだと思うんです。

スマートサインはインスマートの車体番号を読みだしたら、全部情報がぱっと入ります。

リサイクル料金も自動照会の機能があるので、自動で金額が入力されます。そうなるからこそ、インスマートと連携して契約書を発行できるシステムは、全店舗全社員の取り扱い台数で試算すると、月間何十時間は間違いなく削減できる、って業務改善の試算が出来ました。それをもって導入という稟議を書き導入へ至りました。

導入の稟議を上げるときに、竹田さんから会社への説明の時のポイントはどのようなことをご説明されたんでしょうか？

竹田さん：
今手書きで何十項目あるものが、何％が自動化されますっていうのと、ミスがどれだけ削減できるかの予測と、時間の短縮の予測とお客様に迷惑をかける件数がどのくらい減るだろうっていう、いろいろな視点からちゃんと数字で出して稟議を上げました。

基本は数字で根拠をちゃんと出すことがポイントで、論理だてて説明すれば筋が良いことはわかってもらえましたね。

スマートサインを導入後、自動連携入力でうっかりミスが激減し効率アップ！

それまで手書きによる契約書のミスの件数は計測をされていたんですか？

契約書のミスの件数については、管理部の内部監査機能がきっちり集計しています。どの部署で誰が月間何件ミスしているか、を記録していました。やっぱりミスって毎月かなりの件数発生していたんです。

ただ、悪意のあるミスってほとんどなく、うっかりミスで車体番号の２と３を間違えてしまったとか、型式のアルファベットが違ったとか、わざとではないそんなミスがほとんどでした。

でも、わざとではないうっかりミスでも、それで税務署が入ったとか、お客さんとトラブルになったときとかに、車が特定できない、となると非常に困るんですね。

すると、人的ミスを減らすにはシステム化するしかないよねということで導入しました。今もミスの件数を取り続けているのですが、うっかりミスは、スマートサインを導入してから、激減しました。

また、契約書のミスは、トラブル処理になり、そこで1件1件すごく時間がかかるんです。ひどい場合にはクレームとかにもなったりしますし、発生したときの工数のかかり具合が大変でしたね。

ミスが激減して、非常に効率が良くなりましたね。

ありがとうございます。そこまで劇的な効果が出ているなんて、完璧な導入検討に完璧な運用ですね。ちなみに、ミスの頻度ってどのくらいだったのでしょうか？例えば1,000件に1件とかでしょうか？

竹田さん：
スマートサインを入れる前の、アナログでやっていた時だと、正直全然そんなものではなかったです。100件に1件とかでもなく、100件に5件とか10件とかでした。

他社さんだと車両に自動車税・リサイクル料とかコミコミでいくらって書くところが多いんですが、うちは自動車税は何か月分だからいくら、車両代・リサイクル料金はいくら、と個別に全部内訳を書くんです。

また、今までそれをなんと電卓をたたいて合計いくらです、というのを書いていたんですね。

それで電卓での計算で価格を間違えてしまう人が、毎月1件はあり、返金処理が発生していたので、非常に大変だったんです。

車の内容の違い、ローンが残っていて残債あり、計算が複雑になって計算ミスがあり、差し引き金額が間違ったとかケースが出てきたりすると、返金や追加請求となるので、非常に大変でした。

今はシステムで、入れれば足し算引き算で勝手に金額出るようになったので、もう電卓はいらなくなりましたね。笑

スマートサインの導入の際の工数やミスの削減予測に対して、実際に導入してみて、当初の予想通りに行きましたか？

竹田さん：
ミスについてはお伝えした通り、予想以上に大幅減できました。営業職の時間削減はわからないんですが、経理側も大幅な業務改善が出来ました。経理はパートさんの労働時間とか明らかに減りましたね。全営業から集まってくる経理の仕事が減ってるので、同時に営業の業務もかなり減らせてると思います。

自動計算された数字がミス発生の可能性を極限まで減らす

営業の皆さんから、導入に関してなにか指摘ありましたか？

竹田さん：
入力の順序は決まってしまうので、手書きだったら先にお客さん来る前に準備していたのが、システマチックに漏れがなかったら次に入力するというフローになったので、そこで少し不満は出ました。

でも、手順は一定の手順でルール化したほうが良いと考えれば、それはむしろ良かったとも考えています。書きやすいところから自由に書いてたら絶対どこか重要な項目が漏れたりすることになるので、手順は統一したほうが良かったです。弊社は多店舗でいろいろな方に色々な店舗で販売しているので、サービス品質を一定にする意味でも、手順は一律のほうが良かったと思いますね。

経理のスタッフは、すごい気を使いながら、一個一個、この人はいくらとか作業をしていたんですね。それでさっき言った電卓たたいたら振込金額が違う、みたいなことが起こりうるので、経理はダブルチェックもしなければならなかったんですね。

それが自動で機械で自動計算された数字が人の手で触ってミス発生の可能性を極限まで減らしたものが入ってきて、銀行コードとか支店コードの番号も自動で入ってるので、本当に楽になりました。

ただ、もちろん今も確認だけはします。違うお客さんに振り込んだら大変なので、もちろん最低限の確認はしますけど、全部手で口座番号打つっていう作業をすると、1件当たり3分くらいかかっていたのが、50件あっても100件あっても、CSVであっちこっちの銀行のサイトに入れるだけになったので、工数は本当にめちゃくちゃ減り、大きな成果でした。

経理部署からしても本当に大きな改善でしたし、営業職のトップセールスで、何十台も月に契約を取るスタッフは相当負担が減ったって言ってます。トップ営業の工数が減るとさらに売上が上がるので、そこも大きいなと思いますね。

活用しているSalesforce（セールスフォース）と連携し、API連携によってワンクリックで電子契約の買取情報を入力

スマートサインのここが気に入っているポイントがあれば教えてもらえますか？

竹田さん：
これはスマートサインというより、開発担当の中村さんのおかげですが、活用している管理システム（Salesforce）と連携する機能を作っていただいたのは非常に大きかったです。

CSVを落として取り込む作業を人がやるんではなくてAPI連携の機能を作ってもらいました。契約書番号で紐づけたらワンクリックで2秒くらいで電子契約の買取情報が入るようにしてもらったのは、非常に助かってます。

経理部にこの人の分を明日振り込んでくださいってワークフローも組んでありますが、店長が〇〇さんに何十万円明日振り込みですっていうのを、セールスフォースの承認のワークフローが動いて経理に自動で回ってくるようになっています。そうすると経理処理もスムーズですし、業績管理も実際の契約数や金額と紐づいているので、営業管理の精度も上がりました。

なんせ、スマートサインの契約日とか契約金額がワンクリックでSalesforce（セールスフォース）に入るので、業績管理は確実な契約書ベースの数字でできるようになってるんですね。営業も成果の入力がいらないし、ないと思いますがうそをつかれるみたいなことも構造的にあり得ない。営業管理的にも非常に役に立ちます。このセールスフォース連携部分は私がかかわったのもあってとても気に入ってます笑

★ワンポイント情報

セールスフォースとインスマ・スマートサインの連携図

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