【システム導入事例】査定から契約まで一気通貫でDX！日産プリンス山梨販売が実現した業務効率化の最前線

御社の事業内容や特徴を教えてください。

田邉様：
当社は、山梨県内で新車・中古車販売、整備、買取などを手がける日産ディーラーです。県内に10店舗を展開し、そのうち1店舗が中古車専売店。従業員数は約150名で営業・サービス・管理部門が一体となり、地域に根差したカーライフサポートを提供しています。売上の約8割は各店舗の地元の既存顧客によるものであり、地域に密着した経営基盤が強みとなっています。私は30年以上この会社とともに歩んできました。現場でのさまざまな経験を通じて、自動車業界の変化を肌で感じながら、お客様にとって最適なご提案ができるよう努めています。

中古車販売・買取事業の位置づけを教えてください。

田邉様：
当社にとって中古車事業は、新車販売を補完する重要な柱のひとつです。近年は新車の納期が長引いたり、市場環境が厳しくなったりしています。そのような中、既存のお客様に対して中古車のご提案や下取り・買取の機会を活かしていくことが、店舗経営の安定につながると考えるからです。

特に買取については、オークションで仕入れるよりもお客様から直接お譲りいただいた方がコストを抑えられるうえ、安心して次のお客様にご案内できるメリットがあります。これから先は、車を代替せずに手放すケースも増えていくと考えており、買取はますます大切になると感じています。

Insmart systemを導入した背景について詳しく聞かせてください。

田邉様：
システム導入前は、査定額を算出するとき、手書きの査定票を作ってFAXで外部先に送り、返答を待つという流れでした。早ければ数分で戻ってくることもありましたが、状況次第では1時間以上かかることも。その間ずっとお客様をお待たせするわけです。中古車の商談は来店回数が平均して1〜2回程度ですから、その場で結論まで持っていける“即応性”が大事。「ここで決めたい」というお客様の熱が冷めないうちに数字を提示できる体制を整えることが必要だと感じていました。

それに加えて、アナログゆえの人的ミスも無視できませんでした。紙に手書きで記入するとなると、グレードの選択を間違えたり、細かい項目を見落としたりすることがどうしても出てきます。そうした小さなミスが積み重なると金額の信頼性が揺らぎかねません。

そんな背景もあり、2015年ごろに会社として「これからはInsmart systemでいこう」という方針が打ち出され、全社的にシステム切り替えが進みました。「お客様を待たせずに信頼できる数字を提示する」という目的のためには不可欠な一歩だったと思います。

業務効率や現場の負担軽減にはどのような効果がありましたか？

田邉様：
以前は査定票を一から手書きして、型式や走行距離を細かく記入し、さらにFAXを送って返答を待つという作業が当たり前でした。ところが導入後は、車検証のQRコードを読み取るだけで必要な情報が自動的に入力され、あとは走行距離や気になる部分のチェックをして、写真を撮って送るだけになりました。現場の負担は格段に軽くなったと思います。

また、新人スタッフが早い段階から査定業務に携われるようになりました。以前は査定士の資格を取ってからでないと一人で査定に入るのは難しかったのですが、Insmart systemは操作も直感的で、数週間から1か月ほど現場で経験を積めば、ある程度スムーズに実務に参加できるようになっています。業界未経験の中途採用者であっても、現場に馴染むスピードが速くなりました。

データの管理面でのメリットはありますか？

田邉様：
紙の時代は保管場所から探し出すのも一苦労でしたが、システム上にデータが残っていれば、数か月前の査定額や相場の動きを確認しながらお客様に再提案することも簡単にできます。実際にセレナなどの人気車種では、半年前に査定した金額よりも相場が上がっているケースがあり、そのデータを提示することで「今ならより高く売却できます」とアプローチできるのです。

買取smart-signの導入背景についても教えてください。

田邉様：
買取smart-signを導入したきっかけは、やはり紙ベースの契約業務に限界を感じていたからです。これまでは自社で作ったシンプルな契約書に手書きで金額や項目を記入していましたが、書類が不足していたり、スペアキーの有無を確認し忘れたりと、不備が後から発覚することも少なくありませんでした。買取smart-signにはチェックリスト機能があり、必要書類や確認項目を契約時点で網羅できるので、漏れや抜けが減りました。

また、契約データがクラウドに残るため不正や紛失のリスクがなくなったのも大きいですね。「紙で署名したけれど実際は別のところに持って行かれた」というような不正も起こりません。サインとデータがしっかり残りますから、営業スタッフを守る仕組みにもなっています。

社内に浸透させるためにした工夫はありますか？

田邉様：
最初は「今までのやり方の方が楽だ」と敬遠するスタッフもいましたが、インセンティブ制度を設けて、買取smart-signを使った実績を評価するようにしたことで、自然と利用が広がっていきました。実際に使ってみれば紙よりも効率的だとすぐに実感できますから、今では「やらなきゃ損」という空気が定着しています。

買取smart-signのおかげで契約処理は格段にスピードアップしましたし、商談の流れもスムーズになりました。今ではこの仕組みなしで買取契約を行うことは考えられないですね。

Insmart systemを活用していたことは、導入検討に影響しましたか？

田邉様：
私たちが買取smart-signをスムーズに導入できたのは、すでにInsmart systemを使い慣れていたことが大きかったと思います。査定データをシステムから引っ張れるので、契約書作成もスムーズに連動できる。現場としては「これなら負担が少ない」とすぐにイメージできました。

今後買取smart-signの導入によるメリットは他にどのようなものがありますか？

田邉様：
個人情報保護やコンプライアンスの観点からも、データとして契約内容が残るのは大きいです。電子帳簿保存法やインボイス制度も買取smart-signを導入したことで自然と仕組みとしてカバーできていて、「気づけば対応できていた」という感覚ですね。

さらに、買取契約も増えています。下取りについても、従来は新車の注文に付随する形で処理していましたが、買取smart-signを活用して「買取契約」として別に立てるようになりました。自社で買い取った方がお客様にとってもシンプルで安心ですし、契約が別枠になることでキャンセル時のリスクも減らせます。下取りの場合、売買契約をキャンセルされたら何も残りませんから。

今後の御社におけるDXの展望についてお聞かせください。

田邉様：
まず「Insmart system」と「買取smart-sign」を、より一層活用していきたいと思っています。査定や契約のスピードが上がり、お客様を待たせずに商談を進められるようになったのは大きな成果です。これからもデータを活かしながら精度を高め、お客様にとって安心できる提案ができるようにしていきたいですね。

また、店舗やスタッフによってデジタル活用の度合いに差があります。今後はそうした“ばらつき”をなくし、どの店舗でも同じレベルで効率的に働ける体制を整えていきます。ペーパーレス化をさらに進めて、事務作業の無駄を省き、その分をお客様対応に注げる体制をつくっていきたいです。

導入を検討している方に向けてメッセージをお願いします。

田邉様：
新しい仕組みに対して、最初はどうしても抵抗感が出ますが、実際に使ってみれば紙よりも圧倒的に楽で、効率化や安心感につながるとすぐに実感できるはずです。定着させるには社内での工夫も必要ですが、導入するだけの価値は間違いなくあります。現場の負担を減らし、お客様へのサービスを高めるために、積極的に取り入れていくことをお勧めしたいです。

カーセブンシステムについてお気軽にお問い合わせください！